MUTTAQIN DARMAWAN

Dalam adminstrasi perkantoran, dokumen adalah salah satu bagian penting. Dokumen ini mencakup segala surat – surat atau benda – benda berharga yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan.

Dalam pembagiannya, ada beberapa jenis dokumen yang dibedakan menurut hal – hal tertentu. Jenis – jenis dokumen tersebut dibedakan berdasarkan kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya.


1. Jenis - Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingan

Dokumen berdasarkan kepentingannya dapat terdiri dari dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah serta doumen pemerintah, dengan keterangan sebagai berikut :

a. Dokumen Pribadi
Dokumen probadi yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan pribadi atau perorangan. Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah

b. Dokumen Niaga
Dokumen niaga merupakan dokumen yang berkaitan dengan perniagaan yang berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga : cek, packing list, obligasi, saham, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading dan letter of credit.

c. Dokumen Sejarah
Dokumen sejarah merupakan dokumen yang berkaitan dengan sejarah yang berupa catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lampau. Contoh dokumen sejarah : fosil, tugu, rekaman film perjuangan, autobiografi dan naskah proklamasi.

d. Dokumen Pemerintah
Dokumen pemerintah meliputi dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan Presiden, Undang-Undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah dan perjanjian kerjasama antar Negara.


2. Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsi

a. Dokumen Dinamis
Dokumen dinamis yakni dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Terdapat 3 macam dokumen dinamis yang meliputi dokumen dinamis aktif, semi aktif dan inaktif.

b. Dokumen Statis
Dokumen statis merupakan suatu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.


3. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya dapat terdiri dari dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat. Dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Dokumen Literer
Dokumen literer merupakan dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan didalam perpustakaan). Contoh dokumen literar : buku, majalah dan film

b. Dokumen Korporil
Dokumen korporil merupakan dokumen yang berupa benda sejarah (dokumen ini dikumpulkan dimuseum). Contoh dokumen korporil : arca, patung, pakaiam adat, uang kuno, keris.

c. Dokumen Privat
Dokumen privat merupakan dokumen yang berupa surat / arsip (disimpan dengan system kearsipan). Contoh dokumen privat : surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti dan laporan.

Surat
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.

Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau cara mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju dengan pesat. Sedikit demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri kini dihubungkan dengan adanya alat canggih yang bernama komputer.

Akan tetapi, walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak dicapai dewasa ini maka ciri khas surat sebagai alat komunikasi dibanding dengan alat komunikasi lainnya tetap ada. Yakni, surat tetap merupakan alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan dan kertas sebagai medianya.

Di era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.


Fungsi Surat.
Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai wakil atau duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat (pengingat)
g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan


a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi.
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

b. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta.
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.

c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti.
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.

d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan.
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.

e. Fungsi Surat Sebagai Alat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu.
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.

f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat).
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.

g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan.
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.