MUTTAQIN DARMAWAN

Sistem Penyimpanan Dalam Kearsipan

Materi tentang sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah materi yang paling esensial dalam mata pelajaran kearsipan. Karena inti dari pelajaran kearsipan itu adalah tentang penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan sistem yang telah ditentukan.

Di indonesia, paling tidak kita mengenal ada lima sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Kelima sistem tersebut merupakan sistem dasar yang biasanya diubah atau digabungkan sesuai kebutuhan.

Kelima sistem tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nama instansi, nama jabatan, atau nama orang yang mengirimkan atau yang dikirimi surat.

2. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal surat.

3. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan subjek atau masalah pokok surat.

4. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan subjek atau masalah pokok surat yang telah diberikan kode dengan angka. Dalam sistem nomor terbagi menjadi dua, yaitu Sistem Nomor Dewey (Dewey Decimal Classification/DDC) & Sistem Nomor Terminal Digit Sistem Nomor Seri (Urut)

5 Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nama wilayah atau nama tempat pengirim atau tujuan surat.

Inysaallah pada masa yang akan datang jika kami punya waktu kami akan membahas sistem-sistem di atas secara detail satu persatu.